پلمپ دفاتر یکی از مهم‌ترین کارهایی است که شرکت‌ها و تاجران با شروع فعالیت تجاری خود باید آن را انجام دهند. این دفاتر برای ثبت حساب و کتاب‌های مالی و همچنین امور مالیاتی کاربرد دارند. پلمپ دفاتر برای شرکت‌ها، موسسات و تاجران اجباری است. پلمپ دفاتر در نتیجه این اشخاص موظف هستند هر سال، دفاتر خود را پیش از پایان سال مالی پلمپ کنند، حتی اگر در طول سال هیچ فعالیتی نداشته یا میزان فعالیت آن‌ها محدود باشد. در غیر این صورت، مشمول جریمه‌های مالیاتی خواهند شد. پس اگر شما هم در قالب شرکت یا تاجر فعالیت می‌کنید قبل از اتمام سال، درخواست پلمپ دفاتر تجاری و قانونی را بدهید.

پلمپ دفاتر روزنامه و کل

پلمپ دفاتر فقط برای امور مالی انجام نمی‌شود. این دفاتر در واقع دو کاربرد اصلی و مهم دارند:

• اصلی‌ترین کاربرد پلمپ دفاتر، در امور مالیاتی است. در واقع پس از اتمام سال مالی، دفاتر تکمیل شده هر سال توسط اداره مالیات بررسی خواهند شد. در نتیجه اگر در زمان مقرر درخواست پلمپ دفاتر ۱۴۰۱ را نداده باشید یا دفاتر خود را تکمیل نکنید، مشمول جریمه مالیاتی می‌شوید. 
• کاربرد دیگر پلمپ، برای دریافت کارت بازرگانی است. در واقع این دفاتر یکی از مدارکی هستند که برای اخذ کارت بازرگانی نیاز دارید.

• انواع دفاتر

  ثبت دفاتر پلمپ باید در موعد مقرر انجام شود. این دفاتر شامل دفتر روزنامه و دفتر کل هستند:

  ۱. دفتر روزنامه
  دفتر روزنامه، دفتری است که تاجر موظف است کلیه معاملات و مراودات مالی خود را به‌صورت روزانه در آن ثبت کند. این مراودات تجاری شامل داد و ستد اوراق تجاری، خرید و فروش، واردات و صادرات و… است. در دفتر روزنامه تمامی رویدادهای مالی به ترتیب تاریخ و با جزئیات، به صورت روزانه ثبت می‌شوند. البته تاخیر در ثبت معاملات تا ۷ روز اشکالی ندارد.

  ۲. دفتر کل
  دفتر کل، دفتری است که تاجر باید تمامی معاملات خود را هفته‌ای یک بار از دفتر روزنامه استخراج کرده و در این دفتر وارد کند. مندرجات دفتر کل و دفتر روزنامه باید با هم مطابقت داشته باشند.

  شرکت‌ها و تاجران می‌توانند با توجه به میزان فعالیت خود، از دفاتر روزنامه و کل ۵۰ برگ، ۱۰۰ برگ یا ۲۰۰ برگ استفاده کنند.

• مشکلات انجام ندادن پلمپ دفاتر

  ثبت پلمپ، نشان دهنده شفافیت مالی شماست. اداره مالیات بر مبنای درآمدهای شما، مالیات بر درآمد را تعیین می‌کند. مبنای مشخص کردن این درآمدها، پلمپ دفاتر قانونی است. اگر دفاتر پلمپ نشوند، امکان تسلیم اظهارنامه مالیاتی و همچنین دریافت کارت بازرگانی وجود ندارد.

  بنابراین اگر این کار را به صورت صحیح انجام ندهید علاوه‌بر اینکه امکان پلمپ دفتر را پس از پایان سال مالی ندارید، مشمول جریمه‌های مالیاتی نیز خواهید شد. ضمن اینکه پس از ثبت اظهارنامه پلمپ دفاتر ۱۴۰۱ و تنظیم و تحریر آن، امکان برخورداری از معافیت‌های مالیاتی نیز وجود دارد.

  اگر در قالب شرکت و موسسه یا به عنوان تاجر فعالیت می‌کنید باید پلمپ دفاتر روزنامه و کل را قبل از شروع سال مالی در سایت اداره ثبت شرکت انجام دهید. پس از دریافت دفاتر قانونی، آن‌ها را بر مبنای اسناد مالی خود تکمیل کرده و در محلی مطمئن نگهداری کنید. هرگونه خط خوردگی، خراشیدگی، پارگی یا خیس شدن، مشکل‌زا خواهد بود. 

• نکات مهم  

  برای پلمب دفاتر و همچنین تکمیل آن‌ها باید نکاتی را مد نظر قرار دهید تا با مشکلی مواجه نشوید. برخی از مهم‌ترین نکات، شامل موارد زیر است:

• درخواست پلمپ را باید در سامانه اداره ثبت شرکت‌ها، ثبت کنید. این دفاتر پس از شماره‌گذاری، درج مهر اداره ثبت شرکت، شماره ثبت شرکت و … اصطلاحا پلمب می‌شوند و پس از پرداخت، توسط پست برای شما ارسال خواهند شد.
• نکته‌ای که باید به آن توجه کنید، این است که پس از ثبت نام دفاتر قانونی و دریافت آن‌ها باید دفاتر را به صورت صحیح تنظیم کنید و هرگونه قلم خوردگی یا اشتباه در تنظیم آن می‌تواند شما را با مشکل مواجه کند. 
• در صورت عدم پلمپ دفاتر تجاری تا پایان سال مالی مشمول جریمه‌های مالیاتی خواهید شد. در نتیجه پیش از اتمام سال مالی درخواست پلمب را دهید.
• نکته دیگری که باید به آن توجه کنید این است که امکان پلمپ کردن دفاتر سال‌های گذشته وجود ندارد و شما فقط می‌توانید برای دفاتر سال جاری و سال آینده درخواست پلمپ دهید.
• دفاتر تجاری برای تمامی اشخاصی است که به عنوان تاجر شناخته می‌شوند. این اشخاص می‌توانند حقیقی یا حقوقی باشند. اشخاص حقوقی علاوه بر شرکت‌ها، شامل موسسات غیرتجاری نیز هستند.

پلمپ دفاتر شرکت تازه تاسیس

شرکت‌های تازه تاسیس پس از ثبت، ملزم هستند که ثبت درخواست دفاتر قانونی و پلمپ را انجام داده و آن را تکمیل کنند. 

شرکت‌هایی که از طریق پنجره واحد تاسیس می‌شوند، پس از اتمام مراحل ثبت، دریافت پیش‌نویس آگهی و پرداخت روزنامه‌ها باید بلافاصله برای پلمپ به باجه مرتبط مراجعه و درخواست خود را ثبت کنند. در این مرحله کارشناس پلمپ دفتر، ثبت نام دفاتر قانونی را انجام می‌دهد.

اداره ثبت شرکتها مراحل پلمپ را از طریق سامانه نیز امکان پذیر کرده است. شرکت‌هایی که از طریق سامانه اداره ثبت شرکت‌ها به ثبت رسیده‌اند، در مهلت قانونی ملزم به پلمپ کردن دفاتر تا پایان سال مالی هستند. به همین منظور باید درخواست خود را در سایت پلمپ دفاتر قانونی ثبت کنند.